İşletmelerde Ön Muhasebe Yazılımı Kullanmanın Önemi ve Bulut Tabanlı Yazılımlar

Merhaba arkadaşlar. Özellikle son zamanlarda girişimcilik ruhunun çok fazla kişiye ulaştığını, herkesin özellikle internet üzerinde bir şeyler yapmak istediğini ya da bir işletme açarak iş geliştirmek istediğini çok fazla görür olduk. Elbette başarının tek sırrı olarak görmediğimiz ancak gelir-gider dengesini en iyi şekilde görebilmemizi sağlayacak olan ön muhasebe yazılımlarının öneminden biraz bahsetmek istiyorum. 

Ön muhasebe yazılımlarının temel amacı gelir ve giderlerinizi takip etmektir. Yani ne kadar iş yaptım, ne kadar para kazandım, bunun ne kadarını harcadım ve bana ne kadar kaldı sorularını yanıtlarlar en basit haliyle. Tabi bunu yapmanın çok fazla alternatifi vardır. Örneğin Excell tabloları.. Ama yıl olmuş 2020 -bu yıl çok uğursuz geldi ya neyse- ve artık teknolojiye biraz da olsa ayak uydurmak gerekiyor.

Ben kendi işletmemde bulut tabanlı bir ön muhasebe yazılımı kullanıyorum ve bana sağladığı faydalardan bahsederek sizlere de fikir vermek istiyorum. Madde madde sıralayarak gidelim;

1- Benim müşterilerim ya da tedarikçilerim kimler?

Kullandığımız yazılıma cari hesaplar -müşteri/tedarikçi profilleri- ekleyerek kimlerle çalıştığımızı uzun vadede görebiliyoruz. Tüm müşterilerimizin ya da tedarikçilerimizin firma isimlerinden vergi numaralarına, iletişim bilgilerine kadar her şey kayıt altında oluyor ve istediğimiz zaman ulaşabiliyoruz. Hatta sadece biz değil, işletmemizdeki diğer personeller için de kullanıcılar oluşturduysak onlar da görebiliyorlar. Bu da, hızlı ve ortak bir veritabanı erişimi sağlıyor bizlere.”Ya birine internet sitesi yapmıştık, hani böyle yeşilli bişeydi.. kimdi ya o?” demiyoruz mesela.

2- Detaylı ve işlevsel iş takibi yapabiliyoruz

Eklediğimiz cari hesaplara satış ve alış faturaları oluşturarak, ilerleyen zamanlarda kime neyi ne kadara sattığımızı görebiliyoruz ya da kimden hangi malı ne kadar hangi tarihte almıştık sorularını yanıtlayabiliyoruz. Bunları elle tuttuğumuz excell dosyasında da görebiliriz ancak orada göremeyeceğimiz ve oldukça önemli olan şey; istatistik raporları! 

Örneğin 2020 yılının Ocak ayında yaptığım toplam satışların miktarını görmek istiyorum. Kullandığımız yazılımlardaki raporlama sayfalarında iki tarih arasını filtreleyerek bu bilgiye erişebiliyoruz. Bu da bize geçmişten ders alıp, gelecek için plan yapmamız konusunda yardımcı oluyor. Aynı zamanda en çok sattığımız hizmet ya da ürünleri görmek, ticaretimizi ve işimizi geliştirmek için bizlere güzel imkanlar sunuyor.

Bazen bir hizmeti sağlayabilmek için biz de farklı yerlerden hizmetler alabiliyoruz. Kendi sektörümden örnekle alanadı alış ve verişini buna örnek gösterebiliriz. Hangi firmadan alanadını kiraladığımızı, kiralarken ne kadar ödediğimizi, daha önce ne kadar ödüyorduk sorusunun yanıtını, müşteriye bunu ne kadar kar ile verdik sorusunun yanıtı görebilmek oldukça önemli diye düşünüyorum.

Bütün bunların yanında, müşterilerimize karşı da sorumluluklarımız vardır. Mesela elimizde böyle bir kaynak olmadığı taktirde, aynı işi iki farklı müşteriye iki farklı fiyattan verebiliriz. Bu da etik olmayan bir fiyatlandırma olacaktır. Aynı zamanda müşterilerimiz bize borçlu olduğu durumlarda, bizlere ulaşıp ne kadar borcunun kaldığını sorabilirler ve buna detaylı ve net bir yanıt verebilmemiz gerekir. Bunu yaparken de müşteriyi telefonda bekletip Excell’den ya da not kağıtlarından verilen hizmetleri listeleyip hesap makinasıyla toplayıp ödediği miktarı çıkarıp hesabı müşteriye söylemektense, kullandığımız yazılımda müşteri profiline tıklayıp bakiyesini gör demek daha kolay ve daha sağlam bir yol olacaktır. Elle yapacağınız işlemlerdeki en ufak bir hata, müşteriye verdiğiniz bilgiyi etkileyeceği için, sonradan geri dönülemez zararlara sebep olabilir. Eksik söylediğiniz her bakiye sizin hesabınızdan, fazla söylediğiniz her bakiye de müşterinizden olmanıza sebep olabilir.

3- Kasamızda ne var görebiliyoruz

İster tek başınıza çalışın, ister birden fazla personeliniz olsun; kasanızın sürekli artıp azalan bir para miktarına sahip olduğunu ve bunu kayıt altına almazsanız hiç farketmediğiniz yerlerden belki de hiç farkedemeyeceğiniz şekillerde paranızın kaybolduğunu görebilirsiniz. Yani hiç umursamadığınız 10 kuruşların yıl sonunda sizin bir kaç işyeri kirasına varan zararlar olarak geri döndüğünü gördüğünüzde “nereye gitti bu para acaba?” demek yerine, bütün işlemlerinizi kayıt altına almak en güzel seçenek olacaktır.

Ticari yazılım kullandığınızda müşterinize yaptığınız satışları sisteme girebilir, vade tarihi belirleyebilir, aldığınız ödemeyi sisteme girebilir ve bunu yaparken kasa seçimi yapabilirsiniz. Böylelikle yaptığınız işten kazandığınız miktarı X kasanıza ödeme aldığınızı kayıt altına alırsınız. Aynı şekilde yaptığınız harcamaları da bu kasalardan çıkış yaparak sisteme kaydedersiniz. Böylelikle, kazancınızdan giderleriniz çıkartılarak bakiyeniz ekrana yazılır. Bunu da günlük olarak kontrol altında tuttuğunuzda, kasanızda ne kadar para olduğunu görür ve ona göre hareket edebilirsiniz.

Uzun vadede gelir ve gider raporlarını inceleyerek toplamda ne kadar işyeri kirası ödediğinizi, ne kadar mutfak alışverişi yaptığınızı ya da ne kadar yakıt aldığınızı görebilir; bunları yapmak için ne kadar çalıştığınızı ve hangi müşteriden ne kadar ödeme aldığınızı/alacağınızı da inceleyebilirsiniz.

Genel olarak bir özet geçtiğimize göre, gelin bir de bulut tabanlı ön muhasebe yazılımlarından bahsedelim.

Bulut Tabanlı Ön Muhasebe Yazılımlarının Faydaları

Muhasebe yazılımlarının ne işe yaradığını ve işletmemize ne faydalar sağladığını anlatmaya çalıştım. Peki bu yazılımları bulut’ta kullansak nasıl olur? Bunun için öncelikle “bulut” nedir ne değildir biraz değinelim.

Bulut tabanlı yazılımlar, aslında birer web sayfaları gibi çalışırlar. Masaüstü programlarının yaptığı işlemleri web arayüzleri üzerinden yapmanızı sağlarlar ve internetin olduğu her ortamda her cihazdan erişilebilirler. Aynı zamanda yedekleme gibi ihtiyaçlarınızı ortadan kaldıracak çözümleri beraberinde getirdikleri için verilerin daha güvenli ellerdedir. Tabi bu bütün bulut tabanlı yazılımlar için geçerli değildir. Kullandığınız yazılım verilerinizi hangi sunucularda hangi prosedürlerle ve teknolojilerle saklıyor, önemli olan budur. Ancak bu tarz yazılımlar hazırlayan firmalar veri güvenliğini ön planda tutmak ve bunu sizlere kanıtlamak isteyeceklerdir. Bu sebeple, Logo, Akınsoft, Paraşüt gibi firmaların yazılımlarını kullanıyorsanız verileriniz güvenli bir şekilde saklanıyordur, emin olabilirsiniz. (Çeşitli sertifikaları ve belgeleri sitelerinde görebilirsiniz.)

Bulut tabanlı yazılımlar, web sayfası gibi çalışır ve internet olan her yerden erişilebilir dedik. Peki bize ne gibi faydalar sağlarlar?

En önemlisi, her yerden erişilebiliyor olmalarıdır. Düşünün, müştari görüşmeleriniz var ve şehir dışına seyahat ediyorsunuz. Hesabınızı kitabını sürekli mobil cihazınızdaki uygulama üzerinden kontrol edebilmeniz güzel olmaz mıydı? Peki mobil uygulama üzerinden müşterinizi alacaklandırabilseniz, ya da aldığınız ödemenin girişi yapabilseniz? Bütün bunlar gelişen teknolojinin bizlere getirdiği kolaylıklardan sadece ufak bir kısmı.

Masaüstü yazılımları kullanabilmek için bir sunucuya ihtiyacınız vardır. Bu yüzden işletmelerde genelde sunucular 7/24 çalışırlar. 3-4 çalışanlı bir işletme bile olsanız gidip binlerce lira para verip sunucu almanız, ticari yazılımınızı bu sunucuda çalıştırmanız gerekir ki bu sayede muhasebesel işlerinizle ilgilenen personeliniz ve siz bu yazılıma ulaşıp kullanabilin. Peki sunucu aldığınızda işiniz biter mi? Tabiki hayır!

Genel olarak bir sunucuya ihtiyacınız var, evet. Donanım olarak bir sunucu satın aldınız ama bunun bir de yazılım tarafı var. Lisanslı bir işletim sistemi almanız gerekiyor. Masaüstü ticari yazılımlar -başka bir tabirle eski yazılımlar- genelde Windows işletim sisteminde çalışırlar ancak bu Windows evlerimizde kullandıklarımıza benzemez. Server -sunucu- versiyonlarını tercih etmemiz gerekir çünkü içindeki yazılımlar ve veritabanları çalışabilsin. Bunun yanında, sunucuyu konfigre ederken zaten 7/24 çalışabilecek bir donanım satın almanız gerekir. Bu da evlerimizde kullandığımız bilgisayarlardan farklı ve daha pahalı cihazlar olacaktır.

Sunucumuzu hallettik, peki ticari yazılım? Evet, bu sunucuda kullanabilmek için bir ticari yazılım alacağız. Bunu yaparken de belli başlı firmaları ve paketlerini incelememiz gerekecek. Şu özellik şu fiyat, bu özellik bu fiyat vesaire derken; ömürlük lisans veren bir programı binlerce liraya satın aldık ve sunucumuza kurmalarını sağladık. Peki sonra?

Masaüstü yazılımların kullanımları bulut yazılımlara göre daha zordur. Çünkü arayüzleri eski ve biçimsizdir. Düşünsenize, ortada “web” gibi bir sabitiniz yok, yani programı nasıl tasarlarsanız öyle tasarlarsınız. Bu gözler 2019-20 yıllarında olmamıza rağmen hala Windows XP görünümlü ticari yazılımlar gördü binlerce liralara satılan. Yani demem o ki, bir de eğitim maliyetiniz olacak. Bir çok firma bu eğitimleri ücretsiz olarak verse de, en kötü ihtimalle vaktinizi harcayacaksınız. Evet, bir daha geri getiremeyeceğiniz o güzelim günler, belki haftalar!

Sunucu, yazılım ve eğitim konularını hallettik ama hala bitmedi. Az önce bahsettiğimiz, seyahat esnasında verilerinize erişmek için de bir şeyler yapmalısınız, öyle hemen herşey kolay değil masaüstü yazılımlarda. Ve her şey ek ücrete dahil :) Öncelikle bir sabit IP sahibi olacaksınız ve kullandığınız yazılımın “Uzaktan erişilebilir bir versiyonunu” ekstra satın alacaksınız. Ömürlük aldığınız yazılıma ek özelliği yıllık olarak satın almanız istenecek. Ve artık o XP görünümlü arayüze telefonunuzdan erişip verilerinizi yönetebileceksiniz.

Bitti mi? Hayır! Daha güncelleme ve yedekleme bedelleri var. Ömürlük aldığınız yazılıma yeni özellikler eklendiğinde yeni versiyonları çıkacak ve bu versiyonlara geçiş için ekstra ücretler ve belli bir mesai harcayacaksınız. Gerekirse sunucunuza uzaktan bağlantı sağlanıp bir çok işlem yapılacak ve bu işlemler yapıldığı için ödeme yapmanız gerekecek. Yani tekrar tekrar programı satın almanız mı gerekiyor? Sanırım evet..

Veri güvenliğiniz önemli çünkü ticari hareketleriniz bunlar. Bu sebeple bu verilerin yedeklenmesi, olası sıkıntılarda geriye dönülebilmesi için önemli. Bir kaç kere “rus hackerların” sunucuya erişip dosyaları şifrelediğini, şifreyi çözmek içinse bitcoin ile ödeme istediklerini gördüm duydum. Kuzu kuzu ödeme yapan firmalar, hala bu yazılımları kullanmaya devam ediyor olsalar da ben size alternatifleri daha doğrusu olması gerekeni öneriyorum. Günün sonunda, yedekleme için ekstra bedelleriniz olacak. Hatta bu yedeklemelerin reklamlarını yaparken “Bulut Yedekleme”gibi ifadeler kullanıyorlar, siz düşünün gerisini. Google Drive’a yedekleyebiliyorsunuz ama verilerinizi, merak etmeyin :))

Bütün bu bahsettiklerimiz eskide kaldı. Her ne kadar masaüstü yazılım üreticileri bu sıkıntıların üstesinden gelmeye çalışsa da, yavaş yavaş yerlerini bulut tabanlı yazılımlara bırakıyorlar. Öyle olmasa koskoca Logo Yazılım, bulut tabanlı ön muhsebe yazılımı olan İşbaşı’nı piyasaya sürmezdi. Akınsoft’un da buna benzer bir yazılımı yeni yeni piyasada. Paraşüt zaten bu konuda başı çeken firmalardan biri. Düşünün, 25 yıllık Logo Yazılım’dan daha çok program satan ve elinde sadece bulut tabanlı bir ön muhasebe yazılımı olan Paraşüt diye bir firma var.

Sonuç Olarak

Biraz uzun bir yazı olduğunun farkındayım. Bu sebeple bir özet geçip yazıyı sonlandırmak istiyorum. Ön muhasebe yazılımları işletmeniz için olmazsa olmaz bir araçtır ve ne kadar küçük bir işletmeniz olursa olsun paranızı doğru bir şekilde yönetebilmeniz için bu yazılımlardan birine sahip olmanız şarttır. Bir gider olarak görülse de, aslında güzel bir yatırımdır. Kullanacağınız yazılımı bulut tabanlı yazılımlardan birini seçerseniz, hem maliyet hem de işlevsellik olarak sizi 4-5 adım ileriye taşıyacaktır. Paraşüt, Logo İşbaşı, KolayBİ Ofis gibi yazılımlar test ettiğim ve önerdiğim son derece keyifli yazılımlardır.

Başka bir yazıda tekrar görüşmek üzere!